Autor: Alfredo Antonio González Bibliotecario Nicaragüense El descarte de recursos bibliográficos en una Biblioteca o Centro de Documentación, es una de las tareas poco comunes debido a distintos factores que involucran a l@s bibliotecari@s, a los administradores de información, y a l@s
usuari@s.
A continuación se presentan algunas pautas que pueden llevar a reflexionar y a analizar causas que motiven el descarte de recursos bibliográficos en una Unidad de Información (U.I.); sea Biblioteca o Centro de Documentación, con el fin de depurar colecciones y así aprovechar el espacio físico del que se dispone, para almacenar en los bancos de datos solo aquella información de importancia con temas de información relevante para los usuari@s según la especialidad de la U.I.
Asimismo se presentan algunos espacios de reflexión que se consideran como experto; de mucha utilidad para evitar conflictos y contratiempos en la toma de decisiones en el ordenamiento de bancos de datos.
Es claro y recomendable que el descarte debe de hacerse sistemáticamente, en determinados períodos de tiempo, tomando en consideración la fuente. Estamos hablando de la selección y adquisición, la cual es una tarea que se hace en equipo, por lo tanto, si se va a descartar recursos bibliográficos en una U.I. que no es de utilidad, entonces hay que tomar en cuenta distintas opiniones; en primer lugar la de l@s usuari@s reales, la de los administradores, y la de los bibliotecarios; para que al final se pueda tomar una decisión correcta y consensuada, y depositar los recursos descartados en sitios seguros y controlados.
JUSTIFICACIÓN
Existen actualmente muchas causas que hacen que las colecciones bibliográficas de una U.I. aumenten en volúmenes y poco en calidad. Una de las principales causas es la diversificación de temas que la U.I. quiere almacenar por las mismas muestras de necesidad de información que requieren determinados usuarios en cierto tiempo. Sin embargo por la falta y establecimiento de políticas por parte de determinadas U.I. en materia de selección y adquisición, hacen que influyan negativamente y les lleven a crearse conflictos en el ordenamiento de sus bancos de datos.
Por otro lado les causan problemas en el espacio físico, ya que por lo regular entre un 30 y 40 por ciento sus recursos de Información abordan aspectos que no se ajustan a sus objetivos y especialidades temáticas, la documentación va ganando obsolescencia, y muchas veces la misma información está disponible en otras U.I. (duplicidad), llevando a saturar el espacio físico total y espacios para l@s
usuari@s.
Acompañan a estas causas la falta de equipos, programas y medios modernos automatizados, que les pudiesen apoyar en agilizar el proceso de almacenamiento y recuperación de datos.
Tomando como base esas causas, las más sencillas y las más generales, se pretende generar y mostrar algunas consideraciones sobre descarte de recursos bibliográficos en una U.I., con el fin de propiciar y ponerlas en ambiente para reflexionar sobre este tema importante. También para que por medio de estas pautas, quizás les puedan servir a determinados administradores de información, logren hacer un descarte sistemático, les ayude a depurar colecciones obsoletas, aprovechen el espacio físico y los recursos disponibles, y talvez puedan contribuir un poco a mitigar a corto plazo los problemas de peso, volumen y espacio, para dejar fundamentalmente lo sustancial, lo que le sirva verdaderamente para los servicios y objetivos de la U.I.
OBJETIVO GENERAL
Presentar algunas consideraciones sobre descarte de recursos bibliográficos de Bibliotecas y Centros de Documentación (Unidades de Información).
REFLEXIONES GENERALES SOBRE DESCARTE
Considero que como profesional, administrador y especialista en gestión de información, o bibliotecario; no tengo nada en contra de los libros y todo tipo de soporte o material que contenga información, sea de cualquier naturaleza y contenido temático.
Sin embargo opino que tanto en esta especialidad como en otra, se deben de tomar en cuenta muchos aspectos para poder ser buenos administradores, y uno de esos aspectos en esta especialidad es el descarte de recursos bibliográficos por diversas causas; espacio físico, especialidad temática, organización, complejidad de temas, duplicidad, falta de promoción, poca diseminación selectiva, insuficientes acoplamientos en redes, escasas estructuras de sistemas nacionales de información, obsolescencia, barreras de idiomas, poco alcance presupuestario, y poco uso entre otras causas y murallas que afectan directamente a l@s
usuari@s.
No obstante el descarte naturalmente tiene su base en la selección y adquisición de los recursos bibliográficos, por lo tanto, la selección es un elemento de suma importancia ya que de aquí parte el uso pertinente de la información, y es un punto de partida para saber el grado de eficacia y eficiencia del fondo documental, y por ende de los servicios que determinada U.I. ofrece a sus usuarios reales y potenciales.
Entonces de la calidad en la selección, dependerá en gran parte, la calidad de los servicios en una U.I. Kramer (Especialista de la UNESCO), dice que “quien puede seleccionar con acierto, puede también descartar atinadamente”(¹). Pero en relación a lo anterior, abordando de lleno el tema de descarte, primero nos interrogamos, ¿cómo saber lo que debemos descartar?
En relación a la interrogante, muchos expertos como Kramer, Lancaster, ALA, ABIESE y otros autores, coinciden en que la mayoría de las causas, que a continuación se describen, hay que tomar en cuenta para realizar un descarte cuidadoso, acertado, metódico, con objetividad y sobre todo con fidelidad.
1. Recursos de Información en Malas Condiciones Físicas. Descartar aquellos recursos que manifiestan el papel amarillo, quebradizo, ejemplares mutilados, descuadernados, difíciles de restaurar por su costo y contenido que no se ve muy importante. Por el contrario tratar de conservar aquellos de contenidos especializados, científicos, recurso bibliográficos raras, únicas, que tengan alto valor histórico y que no se puedan reemplazar con facilidad ni conseguir nuevamente.
2. Recursos de Información Irrelevantes sin Importancia. Procurar desmitificar al documento o material bibliográfico, no preservarlo en la colección porque está de moda o se ve bonito por fuera; debe de ser útil y valioso en su contenido, dejarlo si tiene información y datos orientadores e importantes para el usuario y el país, y que se ajuste a los objetivos institucionales, no se debe de falsear la información, buscar lo sustancial y lo mejor, no se debe ser romántico y pasional.
3. Recursos Ajenos a la Unidad de Información. Descartar todo aquello que no coincida con los objetivos de la U.I. o institución, en especial lo donado que no sea de la especialidad aprovecharlo para canjearlos o donarlos a l@s usuari@s o bien a otras U.I., que se detecten y les sean de utilidad por la especialidad temática.
4. Recursos Duplicados. Dejar al menos solo dos copias, quizás en un momento se necesitaron más, pero si en la realidad y después de mucho tiempo y valorando las condiciones actuales no son necesarias tantas copias, descartarlas. Dejar solo lo necesario, queda a criterio donarlos o canjearlos lo separado de los bancos de datos.
5. Recursos Obsoletos. Descartar todo aquello que su información no es vigente, todo lo que ha perdido efectividad en su vigencia, si su nivel de alcance ya no es igual. Sin embargo es uno de los puntos sobre los cuales se debe de meditar un poco más.
Para los bibliotecarios se sabe que desde que aparece una publicación conlleva a un grado de obsolescencia conforme se desarrolla la ciencia y la tecnología, y avanzan los conocimientos del hombre y el tiempo. Naturalmente, aquí hay que pensar en otros criterios que son necesarios y tenerlos presentes, como por ejemplos:
“El descarte naturalmente tiene su base en la selección y adquisición de los Recursos bibliográficos, por lo tanto, la selección es un elemento de suma importancia ya que de aquí parte el uso pertinente de la información”
a. Área de Especialidad: Es un tema que influye mucho y se debe considerar como el número uno, porque los recursos bibliográficos con información sobre las ciencias puras o bien aplicadas, pierden vigencia en mayor proporción que la de las ciencias sociales, o sea, que hay una desproporción en las distintas áreas.
(Dereck Desolla, Price – UNESCO): Realizó un estudio al respecto, y reportó que “la literatura mundial crece a razón de un 7% anualmente, y en algunos campos, especialmente en la ciencia y en la técnica la tasa de crecimiento alcanza un 200%” (²), en relación a las distintas áreas del conocimiento humano.
Entonces hay que tomar lo que verdaderamente Interesa, lo que pueda ayudar para resolver los problemas y requerimientos de los que demandan información; l@s
usuari@s.
b. El Tipo de Material: De acuerdo al tipo, también influye en que un material deba de ser descartado; por lo regular las enciclopedias por ejemplo tienen una vigencia entre 8 y 12 años, los anuarios y estadísticas, por lo regular deben de sustituirse cada año, las publicaciones periódicas se recomienda, según la importancia temática, preservarlas entre 5 a 10 años, no obstante, almacenar aquellas publicaciones seriadas de carácter científicas, y descartarlas las impresas si se sabe que se encuentran en otros soportes.
La información en cintas magnéticas, discos compactos, o de este tipo en medios electrónicos, no pierden vigencia en muchos años, ni ocupan mucho espacio; sin embargo es necesario controlarlas en bancos de datos especializados, por su mayor grado de especialidad.
En los libros y documentos impresos varía mucho, aquellos recursos bibliográficos mal seleccionados pierden su rumbo y tienden a caer en la obsolescencia rápidamente por falta de uso. Es aquí donde se puede detectar que Recursos son los menos usados y deben de descartarse.
6. Recursos que no se han Usado. Se deben de hacer valoraciones, y es muy probable que existan recursos que en muchos años no se han usado, otros quizás pocas veces se han utilizados, porque existen recurso bibliográficos relacionadas de mayor importancia por su contenido. Este es otro factor de suma importancia. Por ejemplo: Lancaster recomienda varios criterios posibles para evaluar y descartar recursos de una colección.
El Cuantitativo: Cuando se observa el tamaño absoluto de las colecciones, tasa de crecimiento anual, etc. Aunque ciertamente el tamaño de una colección es un indicador de utilidad, ya que supuestamente una colección voluminosa, tiene más posibilidad de satisfacer las necesidades de información de l@s
usuari@s.
Este criterio tiene sus riesgos al tratar de evaluar una colección basándose solo por el tamaño absoluto.
Cualitativamente: Esto se realiza cuando se confronta la colección con listas normalizadas, asimismo con acervos de otras unidades de información del mismo nivel o similar en asuntos temáticos. Este criterio está más relacionado con la colección en si, que en su uso. Uso de la Colección: Se refleja en las estadísticas de circulación” (³).
De estos tres criterios mencionados, éste último es el que con mayor conveniencia se recomienda seguir con fines de descartar todo aquello que no se use, y si no se usan no es porque no sirvan, sino porque sus contenidos no tienen valor e importancia para l@s
usuari@s.
7. Caso de las Recursos bibliográficos Sueltos. Un recurso bibliográfico que se publicó en varios números sueltos de publicaciones periódicas, también son sujetas al descarte, no sin antes analizar su contenido, y conservar la información significativa que se pudiese incorporar al archivo vertical, o bien ubicarlos en bancos de datos controlados, en donde no se vayan a extraviar.
CONCLUSIÓN
Observando lo relacionado a las tareas de descarte en una Unidad de Información, sea esta una Biblioteca, o Centro de Documentación especializado; es una de las tareas más difíciles de cumplir, dado que cada recurso bibliográfico almacenada en los bancos de datos, requiere de un estudio articular una vez que ha sido detectada para el descarte. Por lo tanto se debe de entender que el proceso de descarte no es producto de una simple operación matemática, es mucho más que eso.
También se debe de estar claro que una vez que los recursos bibliográficos han sido identificados como sujetos potenciales a descartarse, se procederá a controlarlos en catálogos o sistemas automatizados usados por el público, de igual manera las mismas recurso bibliográficos como tal. Estos recursos pueden ubicarse en fondos pasivos, si se consideran relevantes mantenerlos, de lo contrario, donarlos o desecharlos de una vez.
Inicialmente se indicó que estas pautas pudiesen servir como base para tratar de solucionar a corto plazo la depuración de colecciones, y mitigar el problema de peso y espacio. Se considera entonces que este problema puede persistir, pese a proponerse a realizar un descarte sistemático y bien fundamentado cada año, o cada dos o tres años, ¿entonces que podemos hacer?
Coincidiendo con otros expertos, dependerá de los criterios tales como; fecha de publicación, fecha de llegada a la unidad de información, del mayor o menor uso de la colección, si no es una información de avanzada y de utilidad para l@s usuari@s, y de su contenido temático, etc. No obstante, es necesario hacer hincapié en que las colecciones deben de evaluarse sistemáticamente también, con fines de determinar con mayor precisión las nuevas adquisiciones, y descartes en el futuro.
Debemos de subrayar, que el descarte es una labor delicada, que se debe de hacer en equipo, que requiere en muchos casos; estudios exhaustivos con métodos bibliométricos que implican naturalmente inversión de tiempo, dinero, y que sean realizadas por gente experta, así como también que en las unidades de información se adopte como una actividad periódica, con las reflexiones y responsabilidades del caso.
Finalmente recomendamos tener cuidado, mucho cuidado en descartar solo lo que realmente amerite, y no arrasar con las colecciones, para no debilitarla, aminorarla, o disminuirla totalmente.
BIBLIOGRAFÍA CITADA Y CONSULTADA 1. Cuestionario elaborado y aplicado por la Unidad de Planeación de la Dirección General de Bibliotecas.—(México), s.n., s.f. 2. Kramer, Garnetta.—Notas bibliotecológicas.—2a. ed.—México: Pax México, 1972. p. 339. 3. Lancaster, F.W.—The measurement and evaluation of library services.—Washington: Information Resources Press, 1979. p. 191. 4. ABIESI.— Normas para el servicio bibliotecario.—Xalapa, México: s.n., 1968. 9 h. 5. ALA.—Normas para bibliotecas universitarias.—México: ABIESI, 1978. (37) h. 6. Bienvenistes, Dora.—Consideraciones sobre depuración de acervos.—En: Ciencias Bibliotecarias. Vol. 3 (1): pp. 35-40. Fuente: Revista Documentación, Año II, Nº 7, Septiembre – Octubre, 2008,
www.documentalistas.org D
Tras cumplir 31 años de existencia, la biblioteca municipal Eduardo Avilés Ramírez, de la ciudad de Diriamba, de Carazo, fue ampliada y restaurada con el fin de promover el hábito de lectura en niños y jóvenes.
